FERSAUTOS SAS sociedad encargada del comercio de automotores, partes, piezas y accesorios para vehículos automotores; en desarrollo de su actividad comercial, recoge, almacena y utiliza información personal de sus clientes, proveedores, empleados, visitantes y personas naturales que podrían llegar a tener una relación contractual o legal con la entidad.

 FERSAUTOS SAS es consciente de las implicaciones del Tratamiento de Datos  Personales, por ello efectúa dicha actividad conforme los principios y directrices contenidas en el Estatuto para la de Protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012, los Decretos que lo reglamentan y la guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. OBJETO

La política de Tratamiento de Datos Personales de FERSAUTOS SAS, busca garantizar el derecho al Hábeas Data de las personas naturales que entregaron sus datos personales a la entidad para el debido tratamiento recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, procesar, evaluar, confirmar, suprimir y actualizar la información, en cumplimiento de la normativa pertinente y los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad de que trata la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FERSAUTOS SAS asignará dentro de su estructura un Oficial de Protección de Datos Personales según disposición de la Guía para la Implementación del principio de Responsabilidad Demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio. El Oficial de Protección de Datos Personales, asume la función de proteger los datos personales dentro de la compañía, en cumplimiento de la normativa que rige la materia, así como de las políticas establecidas para tal fin dentro de FERSAUTOS SAS 

Cualquier requerimiento se canalizara a través de la línea de servicio al cliente 607-6573300 Ext. 118 o línea celular 310 7846613 o través del correo electrónico: servicioalcliente@fersautos.co

1. ALCANCE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 se entiende por titulares de datos personales, la “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, por lo anterior la política de FERSAUTOS SAS se centra a datos personales provenientes de personas naturales.

La cobertura de estas políticas cobija a todos los empleados, proveedores de FERSAUTOS SAS, así como a los potenciales vinculados con quienes la entidad mantiene comunicación.

 Dentro de la compañía NO hay tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de datos sensibles (entendiendo datos sensibles como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como; el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, entre otros) de los titulares de los datos personales

1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE FERSAUTOS SAS 

1. Dar cumplimiento a la relación contractual existente entre el titular de los datos y FERSAUTOS SAS, incluido el cumplimiento de obligaciones laborales o crediticias, así como las relaciones contractuales con terceras personas.
2. Proveer los productos y servicios requeridos por sus clientes.
3. Informar al titular sobre noticias, eventos, novedades de la empresa, promociones de productos y servicios o avisos institucionales, medir niveles de satisfacción, y demás fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, encuestas, campañas de fidelización, actualización de datos; entre otros, por vía telefónica, electrónica, postal o cualquier otro medio que FERSAUTOS SAS considere idóneo para el propósito. 
4. Realizar estudios internos demográficos, estadísticos y sobre hábitos de consumo. 
5. Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de FERSAUTOS SAS, especialmente en el caso de datos obtenidos mediante cámaras de seguridad o documentos entregados por los titulares al personal de seguridad. 
6. Publicar opiniones y recomendaciones en la página web institucional o en otros medios publicitarios.
7. Ser utilizados en el desarrollo de las funciones propias de la compañía según su objeto social, la consecución de las obligaciones emanadas de los contratos civiles y laborales y en especial las siguientes: 1. Realizar pagos de salarios a través de entidades Bancarias. 2. Realizar reporte y pagos de seguridad social. 
8. Organizar, sistematizar y entregar la información exigida por las entidades estatales y de control tales como UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, Despachos judiciales y todas aquellas que por su función legal requieran información referente a la empresa y sus clientes o trabajadores. 
9. Registro y control de las actividades realizadas por el trabajador así como la verificación del cumplimiento de los reglamentos y lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo u otros afines. 
10. Ser aportados como evidencia para la defensa de los intereses de la empresa ante entidades administrativas y despachos judiciales en donde la empresa o uno de sus clientes sea parte. 
11. Transferir y/o Trasladar los contratos laborales, las hojas de vida y cualquier información recabada durante la relación laboral para que estas a su vez puedan suministrarla a los apoderados judiciales y legales con que cuente la firma para que pueda ser estudiada en su integralidad y/o aportada como prueba dentro cualquier proceso judicial, extrajudicial o administrativo en que sea necesario a juicio de los apoderados que se designen para el efecto. Lo anterior, aunque funja o no la empresa como parte en tales procesos judiciales y/o administrativos. 
12. Realizar análisis y estudios de los contratos laborales así como de la información y datos personales a partir de esta para el mejoramiento continuo de las políticas laborales de la empresa y el bienestar de sus trabajadores. 
13. Transferir estos datos a terceros con quienes se haya firmado un convenio al respecto. 
14. Comunicarse con el titular por medio telefónico, electrónico o cualquier otro.
15. Cualquier otro aspecto que la empresa considere conveniente o que se requiera para el cumplimiento de su objeto social.
16. Dar cumplimiento a sus obligaciones civiles, comerciales, laborales, tributarias, contables, contractuales y de cualquier otra índole.
17. Todos los demás necesarios para el cumplimiento del objeto social.

1. DATOS PERSONALES SUSCEPTIBLES DE TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS.

FERSAUTOS SAS trata los datos personales señalados a continuación según la base de datos y según las finalidades señaladas a continuación:

1. CLIENTES

1. Datos Personales:
   • Nombres y apellidos.
   • Tipo y número de identificación.
   • Nacionalidad y País de residencia.
   • Fecha de nacimiento y género.
   • Estado civil.
   • Información familiar general.
   • Teléfonos fijos y celulares de contactos (personales y/o laborales).
   • Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
   • Profesión u oficio.
   • Compañía en la que labora y cargo.
   • Vehículo de interés y/o comprado.

1. Finalidad:
   • Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.
   • Comunicar en caso de campañas técnicas de servicio, seguridad o recall   que   sean   establecidas   por los fabricantes de las marcas representadas por FERSAUTOS SAS y que cobijen algún producto adquirido.
   • Contactar con miras a establecer futuras relaciones comerciales y envío de publicidad.
   • Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para los concesionarios comercializadores de vehículos sin limitarse a cualquier requerimiento de las instituciones o entidades gubernamentales.
   • Mantener en contacto a los clientes con el área de servicio técnico y repuesto de la compañía para facilitar el acceso a los productos y servicios ofrecidos por las marcas que represente FERSAUTOS SAS y sus filiales.
   • Realizar estudios de mercado en tendencias y hábitos de consumo.
   • Realizar cotizaciones y su envío sobre productos de interés.
   • Todas aquellas actividades que resulten acordes con el objeto de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar actividades de mercadeo y publicidad.
   • Enviar información sobre productos y el nivel de satisfacción como clientes.
   • Envío de información sobre novedades en productos de la compañía y/o de la industria. ∙ Envío de invitaciones a eventos de marca
   • Evaluar la calidad de nuestros productos y el nivel de satisfacción como clientes, así como la actualización de datos de manera periódica.
   • Evaluar el estatus del proceso de compra.
   • Informar sobre campañas publicitarias, informativas o promocionales.
   • Notificar al cliente estatus de servicios solicitados en venta y posventa.
   • Otorgar Certificaciones y/o dar referencia del servicio. 
   • Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales.
   • Gestión de peticiones, quejas y reclamos.
   • Publicaciones de fotografías en redes sociales o material audiovisual corporativo de acuerdo a estrategias de marketing.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa.

Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras.

• Consultar los datos de los titulares contenidos en listas restrictivas y demás bases de datos públicas, para prevenir, detectar,  monitorear,  controlar  y  administrar  el  riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva
• Y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios para la realización del objeto de la relación comercial y/o servicio contratado.

2. PROVEEDORES
3. Datos Personales:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Nacionalidad y País de residencia.
• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal y/o laboral).
• Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
• Datos del personal de contacto.
• Datos económicos.

1. Finalidad:

• Consultar y reportar   ante   las   centrales   de   riesgo información correspondiente a antecedentes de tipo legal y financiero.
• Usar y administrar los datos personales adquiridos en el ejercicio de la relación comercial y/o civil en función la misma, la cual puede ser revocada en cualquier momento, salvo el cumplimiento de las obligaciones contractuales o legales.
• Otorgar Certificaciones y/o dar referencia del servicio o bien
• Gestionar y utilizar el registro de proveedores y cualquier otro que se requiera para inscribir al tercero interesado como proveedor de la compañía.
• Tramitar  la  generación  de  extractos,  la  realización  de actividades  de  cobranza,  las  órdenes  de  autoridades judiciales o administrativas.
• Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
• Surtir y tramitar cualquier registro institucional como el registro nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Enviar cartas, revistas y comunicaciones en general.
• Gestión de peticiones, quejas y reclamos.
• Consultar los datos de los titulares contenidos en listas restrictivas y demás bases de datos públicas, para prevenir, detectar, monitorear, controlar y administrar el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva.
• Registro de entrada y salida de documentos.
• Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales.
• Envió de comunicaciones.
• Gestión de pago de honorarios y/o cuenta de cobro o factura.

Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa. Verificación de datos y referencias.

• Información de Empleados del contratista o proveedor que en virtud de la relación comercial o civil tengan alguna relación con el contratante.
• Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras.
• Consultar (incluido sus socios, accionistas y representantes legales, inclusive los trabajadores que vincule al contrato) durante la vigencia del contrato o en cualquier momento las listas de la OFAC (Office Of Foreign Assents Control) o lista Clinton, u otra de igual o similar naturaleza de carácter nacional o internacional, sobre el registro de personas vinculadas con delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo, y de más actividades ilícitas (si aplica)
• y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios para la realización del objeto de la relación mercial y/o servicio o suministro contratado.

3. TALENTO HUMANO – EMPLEADOS
4. Datos Personales:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Nacionalidad y País de residencia.
• Fecha de nacimiento y género.
• Estado Civil.
• Información familiar general.
• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal y/o laboral).
• Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
• Datos del personal de contacto.
• Profession u oficio. 
• Datos económicos.
• Datos generales relacionados con   afiliación   y   aportes   al sistema integral de seguridad social.
• Fotografías y Videos.
• Compañía en la que labora y cargo.

1. Finalidad:

• Tramitar  la  generación  de  extractos,  la  realización  de actividades  de  cobranza,  las  órdenes  de  autoridades judiciales o administrativas.
• Informar sobre cursos, programas y capacitaciones de la compañía relacionados con gestión y/o de la industria.
• Contactarlo, enviar publicidad y contenido relacionado actividades de mercadeo.
• Enviar cartas, revistas y comunicaciones en general de la compañía.
• Utilizar fotos e imágenes en páginas web, redes sociales, prensa y digital.
• Manejo de la información referente a procedimientos que requiera el área de Recursos Humanos.
• Actualización de datos de todo el personal de FERSAUTOS SAS.

Información general como beneficios para los empleados: afiliaciones seguro de vida, exequias y Emermédica entre otros.

Consultar los datos de los titulares contenidos en listas restrictivas y demás bases de datos públicas, para prevenir, detectar, monitorear, controlar y administrar el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva.

• Para los aspirantes a cualquier vacante que pueda presentarse dentro de la organización que se adecue al perfil personal y profesional del candidato.
• Para la verificación de datos y referencias, ya sea por via mail o telefónica con fines de verificar la información suministrada por el aspirante.
• Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, crediticias, tributarias y legales de la empresa.
• Por solicitud de cualquier entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Autoridades de tránsito y transporte, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras.
• Para realizar análisis y estudios de los contratos de aprendizaje, así como de la información y datos personales para el mejoramiento continuo de la empresa.
• Para conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de la empresa.
• Transmitir datos a terceros con los que se haya firmado un convenio sobre tratamiento de datos para que se encarguen de los fines aquí mencionados.
• Realizar actividades culturales, recreativas, deportivas y sociales.
• Para otorgar permisos y licencias.
• Otorgar certificaciones.
• Responder Requerimientos de organismos de control – Datos privados y semiprivados en virtud de la gestión contable, fiscal y administrativa inherente a la organización.
• Control de horario.
• Realizar programas de fidelización de trabajadores
• Procedimientos relacionados con la gestión de recursos humanos – gestión de nómina, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, todas las actividades relacionadas con el sistema de gestión de protección de datos personales.
• Afiliaciones a Entidades de Salud y Administradoras de Riesgos Laborales.
• Inclusión en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo.
• Y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios para la realización del objeto social de la sociedad y del contrato de trabajo.

4. ACCIONISTAS – DIRECTIVOS
5. Datos Personales:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Nacionalidad y País de residencia.
• Fecha de nacimiento y género.
• Estado Civil.
• Información familiar general.
• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal y/o laboral).
• Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
• Datos del personal de contacto.
• Profesión u oficio. 

1. Finalidad:

• Par el caso de accionistas, se hacer el respectivo registro en el sistema contable como accionista.
• Verificar asistencia a reuniones de Junta Directiva y a las asambleas de la compañía.
• Para recibir llamadas y hacerme llegar correspondencia.
• Distribución de dividendos.
• Citaciones a la Asamblea.
• Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales.
• Y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios dentro de la figura de accionista, garantizando el adecuado mantenimiento, cumplimiento y control de los datos personales hasta que manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito.

FERSAUTOS SAS, como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de recolección, solicita a todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros, entre otros, autorización para continuar con el tratamiento de sus datos conforme a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta lo dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, FERSAUTOS SAS informa que quedará autorizada, de manera expresa, directa e inequívoca para realizar el tratamiento de sus datos personales conforme a la Política Institucional de tratamiento de la información y protección de datos, a no ser que usted manifieste lo contrario, para ellos ponemos a su disposición un correo electrónico mediante el cual se podrá realizar dicho trámite servicioalcliente@fersautos.co.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES. 

FERSAUTOS SAS informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: 

• Conocer los Datos Personales sobre los cuales FERSAUTOS SAS está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a FERSAUTOS SAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
• Ser informado por FERSAUTOS SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones por parte de FERSAUTOS SAS, a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales. 
• Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases

de datos de FERSAUTOS SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando el titular tenga el deber legal, contractual y/o habilitación de autoridad competente para permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la Investigación y persecución de delitos o los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 

• Solicitar la inhabilitación del dato con el propósito de suprimir algunas finalidades del tratamiento del dato tal como la no contactabilidad comercial, entre otros, caso en el cual FERSAUTOS SAS.

emitirá un comunicado al titular el cual certifique la inhabilitación.  

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud. 

VII.  SISTEMA DE GESTIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Para dar cumplimiento a lo establecido en ley estatutaria 1581 de 2012 FERSAUTOS SAS definió en su sistema de gestión de protección de datos personales: 

1. Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos: 

La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el área de servicio al cliente. 

1. Procedimiento para ejercer sus derechos: 

Cualquier requerimiento se canalizara a través de la línea de servicio al cliente 607-6573300 Ext. 118 o línea celular 310 7846613 o través del correo electrónico: servicioalcliente@fersautos.co

1. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales: 

Si un titular o causahabiente considera que la información contenida en las bases de datos de FERSAUTOS SAS necesita corregirse, modificarse o actualizarse, o sienta que esta ha incumplido en todo o en parte esta política de protección de datos o las leyes con respecto al tema, o ha vulnerado alguno de sus derechos como titular de datos personales, podrá interponer un reclamo ante el área de servicio al cliente en el cual manifieste la inconformidad e indique cómo se le están vulnerando sus derechos. 

El reclamo tendrá que formularse mediante documento físico y presentarse en las instalaciones de la empresa o a través del correo electrónico servicioalcliente@fersautos.co. De haberse formulado en una dependencia de la empresa no competente para este propósito, esta tendrá dos (2) días hábiles para hacérselo llegar al área de servicio al cliente.  Si el reclamo resulta incompleto (identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañamiento de los documentos que se requiera hacer valer), se le informará esto al usuario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del documento para que lo subsane en los próximos dos meses.  De no hacerlo, se entenderá que el usuario desiste de su reclamo. 

Desde el momento en el que el reclamo estuviere completo, se incluirá una leyenda de “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en el dato que corresponda de la base de datos y deberá ser resuelto dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que fue recibido. En caso de no poder cumplir este término, FERSAUTOS SAS informará al solicitante de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, responderá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta. 

1. Revocación de autorización: 

El procedimiento para solicitar la supresión de datos o la revocatoria de la autorización será el mismo de los reclamos. Estos no procederán si el titular tiene el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En caso de solicitar la supresión de los datos al considerar que no se ha hecho un uso adecuado de estos, será necesaria la declaratoria de la Superintendencia de Industria y Comercio que certifique que el responsable ha dado un tratamiento inadecuado a estos.

 En caso de que FERSAUTOS SAS realice un cambio en esta política de protección de datos que implique una modificación sustancial de derechos, deberes, finalidades del tratamiento de datos o identificación del responsable, deberá comunicar estos cambios a los titulares antes o a más tardar al momento de implementar los cambios. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, FERSAUTOS SAS deberá obtener una nueva autorización del titular. 

En relación a la vigencia de los datos personales del titular se podrán tratar y conservar mientras sea necesario para el cumplimiento de la solicitud y de cualquier obligación entre FERSAUTOS SAS., o la atención de cualquier queja o reclamo judicial o extrajudicial. FERSAUTOS SAS advierte que la vigencia del tratamiento podrá ser ampliada en los eventos en que un contrato, la ley o una autoridad así lo exija, caso en el cual FERSAUTOS SAS., mantiene como indeterminada la vigencia de bases de datos de contractibilidad para clientes que deban realizar una campaña de seguridad o servicio.

 Esta política actualizada entra en vigencia en el mes febrero del año 2021 y reemplaza cualquier normativa interna existente sobre el mismo tema.