Política de Tratamiento de Datos

FERSAUTOS S.A.S, está comprometido con el cumplimiento de la protección de datos dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y  tal como se informa en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se ha obtenido información que contiene datos personales los cuales se encuentran registrados en nuestra base de datos.

El responsable del tratamiento de datos personales es el área de servicio al cliente. Los siguientes son sus datos de contacto:

       a) Domicilio: Bucaramanga

       b) Dirección: Diagonal 15 # 63-20 Puerta del sol.

       c) Correo electrónico: servicioalcliente@fersautos.co

       d) Número de teléfono: (57) (7) 6573300

 

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE FERSAUTOS S.A.S

  1. Dar cumplimiento a la relación contractual existente entre el titular de los datos y FERSAUTOS S.A.S, incluido el cumplimiento de obligaciones laborales o crediticias, así como las relaciones contractuales con terceras personas.
  2. Proveer los productos y servicios requeridos por sus clientes.
  3. Informar al titular sobre noticias, eventos, novedades de la empresa, promociones de productos y servicios o avisos institucionales, entre otros, por vía telefónica, electrónica, postal o cualquier otro medio que FERSAUTOS S.A.S considere idóneo para el propósito.
  4. Realizar estudios internos demográficos, estadísticos y sobre hábitos de consumo.
  5. Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de FERSAUTOS S.A.S, especialmente en el caso de datos obtenidos mediante cámaras de seguridad o documentos entregados por los titulares al personal de seguridad.
  6. Publicar opiniones y recomendaciones en la página web institucional o en otros medios publicitarios.
  7. Ser utilizados en el desarrollo de las funciones propias de la compañía según su objeto social, la consecución de las obligaciones emanadas de los contratos civiles y laborales y en especial las siguientes: 1. Realizar pagos de  salarios a través de entidades Bancarias. 2. Realizar reporte y pagos de seguridad social.
  8. Organizar, sistematizar y entregar la información exigida por las entidades estatales y de control tales como UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, Despachos judiciales y todas aquellas que por su función legal requieran información referente a la empresa y sus clientes o trabajadores.
  9. Registro y control de las actividades realizadas por el trabajador así como la verificación del cumplimiento de los reglamentos y lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo u otros afines.
  10. Ser aportados como evidencia para la defensa de los intereses de la empresa ante entidades administrativas y despachos judiciales en donde la empresa o uno de sus clientes sea parte.
  11. Transferir y/o Trasladar los contratos laborales, las hojas de vida y cualquier información recabada durante la relación laboral para que estas a su vez puedan suministrarla a los  apoderados judiciales y legales con que cuente  la firma para que pueda ser estudiada en su integralidad y/o aportada como prueba dentro cualquier proceso judicial, extrajudicial o administrativo en que sea necesario a juicio de los apoderados que se designen para el efecto. Lo anterior, aunque funja o no la empresa como parte en tales procesos judiciales y/o administrativos.
  12. Realizar análisis y estudios de los contratos laborales así como de la información y datos personales a partir de esta para el mejoramiento continuo de las políticas laborales de la empresa y el bienestar de sus trabajadores.
  13. Transferir estos datos a terceros con quienes se haya firmado un convenio al respecto.
  14. Comunicarse con el titular por medio telefónico, electrónico o cualquier otro.
  15. Cualquier otro aspecto que la empresa considere conveniente o que se requiera para el cumplimiento de su objeto social.
  16. Dar cumplimiento a sus obligaciones civiles, comerciales, laborales, tributarias, contables, contractuales y de cualquier otra índole.
  17. Todos los demás necesarios para el cumplimiento del objeto social.

 

FINALIDADES

             Talento Humano

Candidatos a Ocupar un cargo  - (i)Aspirar a cualquier vacante que pueda presentarse dentro de la organización que se adecue a el perfil personal y profesional del aspirante (ii) Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales (iii)Promoción y selección de personal (iv)Verificación de datos y referencias.

Referencias - Para que se les contacte vía mail o telefónica con fines de verificar la información suministrada por el aspirante.

Aprendices – (i) Ser aportados como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio; (ii) el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, crediticias, tributarias y legales de la empresa; (iii) Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Autoridades de tránsito y transporte, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras; (iv) revisar y controlar las actividades del aprendiz; (v) Realizar análisis y estudios de los contratos  de aprendizaje, así como de la información y datos personales para el mejoramiento continuo de la empresa;  (vi) conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de la empresa; (vii) trasmitir estos datos a terceros con los que se haya firmado un convenio sobre tratamiento de datos para que se encarguen de los fines aquí mencionados; (viii) Realizar actividades culturales, recreativas, deportivas y sociales; (ix) Realizar programas de capacitación y/o formación; (x) Para otorgar permisos; (xi) Otorgar certificaciones; (xii) Formar parte de campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales; (xiii) Envío de comunicaciones;(xiv) Responder Requerimientos  de  organismos de control – Datos privados y semiprivados en virtud de la gestión contable, fiscal y administrativa inherente a la organización; (xv) Control de horario; (xvi) Procedimientos relacionados con la gestión de recursos humanos – gestión de nómina, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, todas las actividades relacionadas con el sistema de gestión de protección de datos personales (xix) Afiliaciones a Entidades de Salud y  Administradoras de Riesgos Laborales (xxii) Inclusión en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo (xviii) y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios para la realización del objeto social de la sociedad y del contrato de aprendizaje.

Trabajadores Activos (administrativos - Posventa - Comercial) – (i) Ser aportados como prueba en el curso de procesos judiciales o administrativos o como preparación para ellos antes de su inicio; (ii) el cumplimiento de las obligaciones contractuales, comerciales, laborales, crediticias, tributarias y legales de la empresa; (iii) Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Autoridades de transporte y tránsito, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras; (iv) revisar y controlar las actividades del trabajador; (v) Realizar análisis y estudios de los contratos laborales, así como de la información y datos personales a partir de esta para el mejoramiento continuo de la empresa; (vi) llevar estudios demográficos internos; (vii) conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de la empresa; (viii) trasmitir estos datos a terceros con los que se haya firmado un convenio sobre tratamiento de datos para que se encarguen de los fines aquí mencionados; (ix) Realizar actividades culturales, recreativas, deportivas y sociales; (x) Realizar programas de capacitación y/o formación de personal; (xi) Para otorgar permisos y licencias; (xii) Realizar programas de fidelización de trabajadores; (xiii) Otorgar certificaciones; (xiv) Formar parte de campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales; (xv) Envío de comunicaciones; (xvi) Responder Requerimientos  de  organismos de control – Datos privados y semiprivados en virtud de la gestión contable, fiscal y administrativa inherente a la organización; (xvii) Control de horario; (xviii) Procedimientos relacionados con la gestión de recursos humanos – gestión de nómina, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, procedimientos disciplinarios, todas las actividades relacionadas con el sistema de gestión de protección de datos personales; (xix) Afiliaciones a Entidades de Salud y  Administradoras de Riesgos Laborales (xx) Inclusión en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo y (xxi)  en general, para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política de tratamiento de la información general necesarios para la realización del objeto social de la sociedad y del contrato de trabajo.

               Proveedores

Proveedores de Bienes y Servicios - (i) Usar y administrar mis datos personales adquiridos en ejercicio de la relación comercial y/o civil en función la misma, la cual puede ser revocada en cualquier momento, salvo el cumplimiento de las obligaciones contractuales o legales (ii) Otorgar Certificaciones y/o dar referencia del servicio o bien (iii) Registro de entrada y salida de documentos (iv) Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales (v) Custodia y gestión de información y bases de datos (vi) Envió de comunicaciones (vii) Gestión de pago de honorarios y/o cuenta de cobro o factura (viii) Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores y contratistas (ix) Histórico de relaciones comerciales (x) Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y  seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa (xi) Verificación de datos y referencias (xii) Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros (xiii) Inclusión en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (xiv) Programas de Capacitación (xv) Información de Empleados del contratista o proveedor que en virtud de la relación comercial o civil tengan alguna relación con el contratante (xvi) Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras (xvii)Consultar (incluido sus socios, accionistas y representantes legales, inclusive los trabajadores que vincule al contrato) durante la vigencia del contrato o en cualquier momento las listas de la OFAC (Office Of Foreign Assents Control) o lista Clinton, u otra de igual o similar naturaleza de carácter nacional o internacional, sobre el registro de personas vinculadas con delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo, y de más actividades ilícitas (si aplica),  (xviii) y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios para la realización del objeto de la relación  comercial y/o servicio o suministro contratado.

              Accionistas

Accionistas – (i) Hacer el respectivo registro en el sistema contable como accionista (ii) Verificar mi asistencia como socio a la asamblea de accionistas (iii) Para recibir llamadas  y hacerme llegar correspondencia (iv) Distribución de dividendos (v) Citaciones a la Asamblea, (vi) Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales (vii)  y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios dentro de la figura de accionista, garantizando el adecuado mantenimiento, cumplimiento y control del datos personales hasta que manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito.

Junta Directiva – (i) Verificar mi asistencia a las reuniones de las juntas directivas (ii) Para recibir llamadas o enviarme correspondencia y/o comunicaciones (iii) Para el pago de honorarios (si aplica) (iv) Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales (v)  y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política  y necesarios como miembro de la junta directiva garantizando el adecuado mantenimiento, cumplimiento y control del datos personales hasta que manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito.

          Clientes

Clientes (Comercial- Taller- Repuestos) - (i) Usar y administrar mis datos personales adquiridos en ejercicio de la relación comercial y/o civil en función la misma, la cual puede ser revocada en cualquier momento, salvo el cumplimiento de las obligaciones contractuales o legales (ii) Otorgar Certificaciones y/o dar referencia del servicio  (iii) Registro de entrada y salida de documentos (iv) Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales (v) Custodia y gestión de información y bases de datos (vi) Envió de comunicaciones (vii) Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores y contratistas (viii) Histórico de relaciones comerciales (x) Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y  seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa (ix) Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros (x) Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras (xi) y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios para la realización del objeto de la relación  comercial y/o servicio contratado.

           Prospectos a clientes

Prospectos a clientes (Comercial-Taller- Repuestos) - (i) Atención al ciudadano y gestión de PQR, (ii) Fidelización de clientes: datos recolectados y almacenados a fin de fidelizar a los clientes con la marca. (iii) Remisión de información a los titulares: Promociones de bienes y servicios, marketing, publicidad, (iv) Campañas de actualización de datos de información de cambios en el tratamiento de datos personales. (v) Publicidad y prospección comercial- Ofrecimiento productos y servicios; Conservar la seguridad de las personas, realizar programas con clientes. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros (VI) Entregarlos a las entidades estatales y de control que los requieran como la UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, despachos judiciales, entre otras (vii) y en general para el cumplimiento de todos los demás fines mencionados en la política y necesarios para la realización del objeto de la relación  comercial y/o servicio contratado.

FERSAUTOS, como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de recolección, solicita a todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros, entre otros, autorización para continuar con el tratamiento de sus datos conforme a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta lo dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, FERSAUTOS informa que quedará autorizada, de manera expresa, directa e inequívoca para realizar el tratamiento de sus datos personales conforme a la Política Institucional de tratamiento de la información y protección de datos, a no ser que usted manifieste lo contrario, para ellos ponemos a su disposición un correo electrónico mediante el cual se podrá realizar dicho trámite servicioalcliente@fersautos.co.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES.

FERSAUTOS S.A.S informa a los titulares que, conforme a la  legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

  1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales FERSAUTOS S.A.S está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FERSAUTOS S.A.S para el Tratamiento de sus Datos Personales. 
  3. Ser informado por FERSAUTOS S.A, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. 
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. 
  5. Solicitar a FERSAUTOS S.A.S la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Política de Protección de Datos Personales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y FERSAUTOS S.A.S, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. 
  6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento. 
  7. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud. 

 

11. SISTEMA DE GESTIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Para  dar cumplimiento a lo establecido en  ley estatutaria 1581 de 2012  FERSAUTOS S.A.S definió en su sistema de gestión de protección de datos personales:

  1. Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos.

 

La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el área de servicio al cliente.

  1. Procedimiento para ejercer sus derechos.

 

En caso de que desee ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

  1. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales.

 

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, responderá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales.

 

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante FERSAUTOS S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a FERSAUTOS S.A.S  con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, FERSAUTOS S.A.S  podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que FERSAUTOS S.A.S  no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,
  4. se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que FERSAUTOS S.A.S realice un cambio en esta política de protección de datos que implique una modificación sustancial de derechos, deberes, finalidades del tratamiento de datos o identificación del responsable, deberá comunicar estos cambios a los titulares antes o a más tardar al momento de implementar los cambios. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, FERSAUTOS S.A.S  deberá obtener una nueva autorización del titular.

La información contenida en nuestras bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo por el que el tratamiento de esta es requerido, o el periodo de vigencia señalado por clausulas legales o contractuales.

Esta política entra en vigencia en el mes Mayo del año 2017 y reemplaza cualquier normativa interna existente sobre el mismo tema.

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